Se mai Bianca dovesse ritrovarsi a coordinare un gruppo di persone, le darei queste dritte. E chissà, potreste trovarle utili anche voi nonostante non siate mia figlia

Bianca ora ha quattro anni e tra i giochi che ama di più fare c’è quello delle scenette. Prende piccoli animali giocattolo o bambole, e dà a ogni personaggio un ruolo, creando dialoghi, litigi, coccole, piccoli incidenti, piccoli soccorsi per rimediare a quegli incidenti. Ogni volta che mi capita di giocare con lei in quelle situazioni mi dice esattamente cosa vuole che faccia fare a quell’animale e a quella bambola. “Lui deve dire a lei che le vuole bene” oppure “Lui è cattivo e spinge il suo amico” e così via. Sa cosa vuole che facciano insieme, chi è il cattivo e chi il buono, chi la sorella, il papà, l’amico, eccetera eccetera.

So bene che è un gioco comune e che può non voler dire nulla delle sue attitudini e figuriamoci della sua futura carriera, ma tornare a casa dal lavoro e giocare in quel modo con lei me la fa sembrare una piccola coordinatrice di persone e progetti. Una team leader in miniatura che, assieme alle briciole del biscotto che nel frattempo sta mangiando, lascia cadere sul gruppo anche suggerimenti, richieste, ordini di priorità. Così ho pensato che se mai dovesse farlo anche da grande potrebbe farle molto comodo avere gli appunti che ho scritto da qui in avanti.

Riunioni brevi, ti prego

E senza allargarle alle persone che possono farne a meno. Dietro allo stendardo della “massima condivisione” si sono consumati delitti che hanno violentemente ucciso la fluidità di tanti e tanti progetti. La massima condivisione, il “così siamo tutti aggiornati”, è un mostro subdolo sempre pronto a nascondere una calibro 38 sotto al costume da coniglietto innocuo che vuol farti credere che sia buono e assertivo e che il suo unico interesse sia lavorare tutti nel modo migliore aggiornando tutti su tutto. Balle! Non ti fidare Bianchini! Quel coniglietto è pronto a uccidere senza scrupoli l’efficienza di tempi e organizzazione del tuo gruppo di lavoro.

La massima del “se tutti sappiamo tutto è meglio” è una baggianata monumentale. Se davvero tutti sanno tutto, allora tutti saranno appesantiti da cose per loro inutili dato che a nessuno mai nella vita è necessario sapere davvero tutto, fosse anche solo per i limiti cognitivi della mente umana. Se tutti devono davvero sapere tutto le riunioni saranno lunghe e/o troppe. Invece no: brevi brevi brevi, concise, con le uniche concessioni a sforare i tempi destinate a battute e leggerezze, brevi anche loro ma che hanno il merito di tener viva l’attenzione e il piacere a rimanere in quella stanza.

La massima reale è “se tutti sanno tutto quello che serve a ciascuno di loro è meglio”. La differenza fondamentale è tra tutto e tutto quello che serve a ciascuno di loro. Non un’informazione di meno e non una di più. Sul serio, non una di più.

Capirsi in fretta, a voce

Noi a copiaincolla abbiamo Skype come principale sistema di comunicazione tra scrivanie e chissà Bianca che software userai tu, ma per il momento freghiamocene. Skype ha alcuni vantaggi impagabili: velocità nel segnalare informazioni e aggiornamenti, velocità nel ricevere risposta, moderazione dei flussi di voci che altrimenti in un open space creerebbero una costante foresta di rumore.

Skype ha anche alcuni difetti:
1) se si trascurano le notifiche si annulla il vantaggio della velocità e si lascia il collega che ti ha scritto a lungo in sospeso
2) se si vogliono risolvere questioni complesse ne escono fiumi di parole che portano a un’inutile emorragia di minuti di scrittura, spesso fonte di malintesi che rischiano di trasformarsi in malumori.

Quindi, in caso di alta probabilità di incomprensioni chiudi Skype e apri la bocca. Le vibrazioni delle tue corde vocali chiariranno tutto molto prima e molto meglio. Sul serio Bianchiz, molto prima e molto meglio.

L’empatia è tutto, la distanza è veleno

Non devi per forza diventare la miglior amica di nessuno, né raccontargli i fatti tuoi, né fingere interesse personale, né inventarti interessi comuni. Non è questo il punto, Fagiola. Chi se ne frega di starsi simpatici, fregatene invece moltissimo di starvi empatici.

Ci sarà sempre quel giorno, quell’ora, quella settimana, quel progetto che trasuderà sterco da ogni poro. Bene. Quel giorno, quell’ora, quella settimana, quel progetto, li condurrai in porto senza ferite solo se avrai saputo attraversare il puzzo di quella tempesta di letame navigando a bordo dell’unico scafo sicuro su cui puoi contare: l’empatia.

Solo se saprai comprendere le difficoltà altrui potrai risolverle o addirittura prevenirle. Solo se saprai far comprendere le tue difficoltà potrai ricevere il supporto che ti serve per limitarle o addirittura superarle. Solo se saprai mostrare ai tuoi colleghi un terreno di condivisione su cui rovesciare sfoghi e incazzature potrai aspettarti da quel terreno la fioritura di rapporti professionali e di soluzioni che andranno molto oltre le tue stesse aspettative. Il bouquet che ne potrai raccogliere avrà il profumo impagabile del risultato vincente e della soddisfazione personale. Non sarete solo colleghi, sarete colleghi certi che in qualche modo, insieme, ne usciranno sempre a testa alta e a risultati altissimi.

Il muso nella c***a

Ricordo che una volta da piccolo c’ero rimasto molto male vedendo la nonna Assunta – che per te Bimba è la bisnonna e che hai capito essere una nonna molto affettuosa, paziente, dolce – afferrare con molta naturalezza il muso di un gattino che teneva in casa in quel periodo e appoggiarglielo nei bisogni che imprudentemente aveva appena fatto nell’angolo della cucina. “Vedi tesoro”, mi aveva detto con la sua voce ancora dolce creando una distonia con il gesto più pratico e duro che stava compiendo, “così lui adesso capisce che ha fatto qualcosa che non va e la prossima volta non lo fa più”. Aveva funzionato, Biancardi!

Dunque mi raccomando fai anche tu come la nonna Assunta quando ti accorgi che un collega ha commesso un errore. Faglielo vedere, annusare, soppesare. Ma attenzione, non prima di aver pronta anche la soluzione da mostrargli un attimo dopo. Solo così potrà capire come evitarlo la volta successiva e se non sarà in grado di evitarlo quantomeno avrai posto le basi per condividere con quel collega che ci sono cose per cui lui è meno adatto, cose che rischierebbero di condurlo all’errore, e sarà più facile fargli capire che quella parte di progetto sarà meglio affidarla ad altri. L’importante è non tentare di nascondere l’incidente perché la sua presenza presto o tardi si farà sentire e, se non lo avrete già osservato assieme, sarà come fosse la prima volta e questa è una delle cose imperdonabili per te che devi organizzare persone.
Perché tu Patatis non puoi permetterti di lasciare che qualcuno vada a sbattere contro un muro che a differenza sua tu già vedi. Imperdonabile non prevenire. Imperdonabile farsi sorprendere da ciò che sorpresa non è.

Una riunione tra me e Bianca, mentre analizzavamo la ux di un evento on-field

Pazienza per questo, impazienza per quello

Se si è capito che uno schema di lavoro o un’abitudine procedurale non è più efficiente e va aggiornata o sostituita, allora fallo il prima possibile, impaziente di applicare il cambiamento. La pazienza invece ti servirà per gestire le fasi successive, quelle in cui il vecchio schema e la vecchia abitudine si ripresenteranno anche se non lo vorresti, perché è del tutto normale che accada. Aspettarsi che l’introduzione di una novità venga assimilata da tutto il gruppo da un momento all’altro non è realistico. La mente umana non funziona così, nemmeno la tua e la mia. Metti in conto che servirà ricordare i cambiamenti e spiegarli di nuovo, che servirà più di una volta metterne in luce i vantaggi. Metti in conto che non tutti li coglieranno, metti in conto che alcuni non li riconosceranno nemmeno quando ne avranno tratto vantaggi oggettivi. Metti in conto che le abitudini sono rassicuranti, sono certezze, e che nel momento in cui le cambi stai mettendo in discussione dunque rassicuranti certezze, non una cosa da poco.

Quindi, di nuovo: fai in fretta Biancotti a cambiare le cose, concedi invece tempo perché il cambiamento diventi davvero compiuto in ogni suo aspetto. Ne va della tua tenuta nervosa.

No farfalle, vai al sodo

Ci saranno sempre persone capaci di sintesi e altre invece portate a profluvi di parole. Spesso quelle due attitudini legate all’utilizzo della parola si riflettono anche sugli schemi di pensiero: chi usa poche parole chiare è più facile sia capace di pensieri lineari, chi usa molte parole senza un ordine logico così rigoroso è più facile produca pensieri a volo di farfalla. Che vanno qui e là e poi tornano indietro, magari ripetendo la stessa strada, senza fretta, senza una meta così precisa. Ma tu Fagiu la fretta nel riconoscere la meta e la fretta nell’allontanare le perdite di tempo invece devi averla.

Dunque di fronte alle persone o alle situazioni farfalla, non farti attrarre dall’eleganza di un volo delicato e leggero e porta a casa due obiettivi: il primo è andare tu al sodo della questione, se serve riformulando domande con parole diverse o evidenziando il nocciolo, il secondo obiettivo è tentare di far andare al sodo la farfalla e trasformarla in un rapace capace di scendere in picchiata dritto sulla preda. Il secondo obiettivo è molto ambizioso e complesso, quindi premurati prima di assicurarti il primo. Quando e se ci sarà tempo, tornerai a lavorare sulle lezioni di volo da offrire all’altro.

Difenditi dal caos altrui

Non lasciarti condizionare dall’incapacità di altri di organizzare il loro tempo. Non fare in modo che quel loro difetto contagi la tua organizzazione. Cerca di far capire, con le buone e con azioni semplici, che non sei disposta a mettere in secondo piano la tua scaletta di fronte a imprevisti che altri non hanno saputo gestire meglio. Se al tavolo di una riunione il tuo collega si presenta al telefono e ci resta per più di cinque minuti, non lasciare che faccia saltare i tuoi piani e non lasciare che creda che farteli saltare non abbia alcun costo per te. Mettiti allora a lavorare davanti a lui su altro o – mio consiglio – esci proprio dalla stanza e lavora altrove lasciando che sia lui a preoccuparsi di cercarti una volta finita quella sua maledetta telefonata.

Il tuo tempo è prezioso Fagiola: se non sei tu per prima a percepirlo e farlo percepire come tale il suo valore verrà ripetutamente calpestato.

Pomodori e carote

Non chiedere a un pomodoro di essere carota e nemmeno viceversa. Un pomodoro – e tu lo sai molto bene visto che i pomodori ti piacciono da morire – non sarà mai croccante e non potrà mai essere tagliato alla julienne esattamente come una carota non sarà mai succosa e non sarà mai una buona base di condimento per la pizza. Ovvio no? Addirittura banale.

Allora perché ostinarti a chiedere a quel collega disordinato di essere perfettino? Perché pretendere che quell’altro sia efficace nello scrivere una mail se sai che non ha dono della sintesi? Perché chiedere di progettare l’interfaccia di un sito web a chi sai che odia progettare siti web? Ecco, sono certo che a fronte di questi esempi tutto sia già meno ovvio e banale ma se ti ricorderai di pomodoro e carota saprai meglio a chi affidare cosa. Non solo: otterrai risultati migliori da loro e permetterai ai tuoi colleghi di trovare più facilmente la soddisfazione nel loro tempo speso al lavoro. Mica poco no, Biancotolescion?

Vale anche per te

Tutto quello che ho scritto l’ho imparato lavorando con gli altri e lavorando con me stesso. Le cose stanno così perché noi persone siamo così, e tra noi persone ci siamo anche io e te. Quindi prendi questi consigli come strumenti senza mai dimenticare che non sei di un’altra specie animale rispetto ai tuoi colleghi.

Questo non è un vademecum per un élite – lungi da me! – e da qui mi arriva un ultimo consiglio: non metterti mai su nessun piedistallo che se poi cadi ti fai più male di quello che ti saresti fatta se fossi rimasta con i piedi in terra.

Ciao bimba bella.